¿Qué es un PMS?

[:en]Some time ago, we wrote a PMS guide but we still haven’t answered the question above. We think it’s necessary to go back to basics and start this post with a simple and clear definition.
Today, we will answer that question and analyze the advantages of using a PMS.

What’s a Property Management System?
It’s a software application used to automate different functions that, traditionally, have been done manually at a hotel. The different modules contribute to a correct management of key areas, no matter whether the hotel is an independent one or a chain.
Different integrations can be added to this tool and help manage specific areas, as shown below.
 

 
Depending on the characteristics and needs of the hotel, they can choose among different complements. Hence the importance of flexibility when it’s about choosing one PMS over another.
What aspects should be considered before calculating a hotel’s ROI?
Return On Investment is a key aspect that does not appear in our guide. It refers to the return a hotel gets by just investing on a property management tool.
According to a research project carried out by Hotel News Resource, and published by TecnoHotel, there are different aspects that must be taken into account in order to get accurate data on ROI:

1. Time.
   It’s very important to make sure that a hotel management tool speeds up internal management processes. Hoteliers must find out to which extent the new system reduces the time spent during check in and check out processes, price management, inventory control, etc.
2. Losses.
   Manual updates lead to errors, and these to losses. In most cases, these can be avoided by just complementing the PMS with the right integrations, the ones the hotel really needs. This will help to reduce expenses, especially when it is about linking the PMS with third-parties software.
3. Guests.
   There are several advantages associated to the implementation of a PMS and, ultimately, guests are the ones who must take advantage of them. When the hotel’s daily operations are better, clients will report higher satisfaction levels. This will translate into more bookings, repeat guests or recommendations. Hoteliers can also check the reviews their guests leave on opinion platforms, such as TripAdvisor. Positive comments are directly linked to economic profit.

Finally, the needs listed below have a lot to do with the aspects we have been commenting on during the post.

• Optimization. Better and faster results using fewer resources thanks to technology. Time is a critical factor in this context.

• Differentiation. Today, there are many competitors in the market, so companies can’t afford human mistakes that could have been avoided by using the right software. Most of the times, going without the right tool can prove detrimental to the hotel. In order to differentiate, it’s essential not to leave anything to chance and tightly control daily operations.
• Experimentation. Guests must realize the hotel is investing on technology and this will contribute to their satisfaction level. Today, guest satisfaction is linked to the impact the of the experience lived during their stay.

Technology is part of our lives, and we must adapt to it as it adapts to ours. We’d like to highlight that it’s important to use technology according to present day’s needs.[:es]Hace ya más de un año realizamos una guía comentando las dudas más frecuentes relativas al PMS (Property Management System). Aun así nos hemos dado cuenta de que nunca hemos respondido a una pregunta esencial: ¿Qué es un PMS? Creemos que es una buena idea hacer una back to basics y empezar este post con una definición sencilla y clara.
Hoy responderemos, por tanto, a esta pregunta y analizaremos qué retorno puede obtener el hotel al optar por una herramienta de gestión como es el PMS.

¿Qué es un PMS?

Un PMS es una aplicación de software que permite automatizar diversas funciones de un hotel. Mediante módulos se podrán gestionar las  áreas más significativas dentro del ámbito de la gestión hotelera, ya sea ésta aplicada a cadenas hoteleras como a hoteles independientes.
Normalmente esta herramienta puede ser complementada con diversas integraciones para gestionar subáreas más concretas y específicas. Para mostrar esas subáreas y ordenarlas se diseñó el siguiente gráfico.
 

 
En base a las características y necesidades del hotel, éste podrá optar por unos complementos u otros. De ahí la importancia de que el PMS sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a estas necesidades.

¿Qué aspectos considerar para calcular el ROI del PMS de tu hotel?

Aparte de la definición de PMS, otro aspecto a tener en cuenta y que no se contempla en la guía es el retorno que tiene el mero hecho de invertir en una herramienta de gestión como la que se acaba de definir.
En base a este artículo que hemos encontrado en TecnoHotel, proveniente de un estudio realizado por Hotel News Resourse, veremos en qué debemos fijarnos para calcular ese retorno, también denominado ROI (Return On Investment). Según este artículo debemos considerar los siguientes aspectos para calcular el retorno que supone invertir en un PMS:

1. Tiempo.
   Uno debe asegurarse de que implementar una herramienta de gestión hotelera agilizará los procesos de gestión interna. El hotelero debe averiguar hasta qué punto este nuevo sistema reduce la cantidad de tiempo que actualmente se emplea en la gestión de actividades de recepción (check-in y check-outs), gestión de precios, control de inventario, etc.
2. Pérdidas.
   Aquí queremos dejar ver todas esas pérdidas a las que renunciaremos si conseguimos evitar errores propios de actualizaciones manuales. En muchos casos, complementar el PMS con las integraciones adecuadas y ajustadas a las auténticas necesidades del hotel ayudará a reducir costes, sobre todo cuando se trata de vincular el PMS con software de terceros.
3. Huésped.
   La implementación de un PMS conlleva diversas ventajas y, como siempre, éstas deben verse reflejadas en los huéspedes. Es decir, es importante que las mejoras internas se reflejen en la satisfacción del huésped. Se supone que al mejorar la operativa del hotel, el cliente se sentirá más satisfecho y así lo demostrará.
   Podrá demostrarlo mediante el aumento de reservas, ya sea convirtiéndose en un huésped recurrente como recomendando la experiencia a otras personas.
   Otra forma que dejará evidencia de esta mejora será analizar los comentarios que los huéspedes realizan en plataformas de opinión como puede ser TripAdvisor. Aumentar la calidad y la cantidad de comentarios positivos estará directamente relacionado, y de cada vez más, con los resultados económicos. 
   

A continuación, y ya para concluir, relacionamos estas necesidades con los respectivos aspectos comentados anteriormente.

• Optimización. Se necesitan mejores resultados haciendo uso de menos recursos. Mediante la tecnología podremos realizar las mismas tareas en menos tiempo y utilizando menos recursos. El tiempo se vuelve un factor crítico en este contexto.
• Diferenciación. Hoy en día existe muchísima competencia y no podemos permitirnos algunos errores manuales que fácilmente podrían ser evitados. En muchos casos, prescindir de la herramienta tecnológica adecuada puede provocar que el hotel se vuelva menos competitivo. Por tanto, el primer elemento para lograr diferenciarse será evitar errores subsanables.
• Experimentación. El huésped debe experimentar esas mejoras tecnológicas mediante un aumento de su satisfacción. Hoy en día la satisfacción del huésped está relacionada con el impacto que genera la experiencia vivida en el establecimiento hotelero.

La tecnología se va adaptando a nuestras vidas y nuestras vidas se adaptan a ellas. Hemos querido resaltar estos últimos aspectos precisamente porque pensamos que es importante que el uso de tecnología sea proporcional a las necesidades actuales.[:]